Sanktionslistenprüfung: So prüfen Sie Geschäftskontakte rechtssicher

Inhalte im Überblick

Was ist eine Sanktionslistenprüfung?

Sanktionslisten sind Verzeichnisse von Personen oder Unternehmen, gegen welche wirtschaftliche oder rechtliche Beschränkungen verhängt wurden. Sie finden sich in den Anhängen verschiedener Sanktionsverordnungen – u.a. in den Antiterrorverordnungen Nr. 2580/2001 (Anti-Terrorismus), Nr. 881/2002 (Al-Qaida) sowie Nr. 753/2011 (Taliban) der EU. Die Sanktionslistenprüfung wurde als Reaktion auf die Anschläge vom 11. September 2001 geschaffen. Sie dient zudem dazu, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu identifizieren und wird auch „Black List Prüfung“, „Compliance-Screening“ oder „Sanktionsprüfung“ genannt.

Wer ist verpflichtet gegen Sanktionslisten zu prüfen?

Für jedes in der EU ansässige sowie agierende Unternehmen ist es de facto obligatorisch, nach den EU-Verordnungen und dem Außenwirtschaftsgesetz (AWG), Geschäftspartner und interne Geschäftskontakte in regelmäßigen Abständen zu prüfen. Sofern darüber hinaus internationale Geschäfte getätigt werden, sind ggf. weitere Sanktionslisten neben den EU-Verordnungen relevant.

HINWEIS: Ggf. können hierbei Konflikte mit dem „EU Blocking Statute“ oder §7 AWV entstehen.

Die Unternehmen müssen so sicherstellen, dass kein Geschäftspartner gegenwärtig auf der Sanktionsliste aufgeführt ist. Taucht ein Name dennoch auf, müssen Unternehmen unverzüglich weitere Schritte einleiten. Sie dürfen dem entsprechenden Partner weder wirtschaftliche Ressourcen noch finanzielle Zuwendungen zur Verfügung stellen. Verstöße hiergegen, egal ob vorsätzlich oder fahrlässig, werden mit hohen Haft- oder Geldstrafen geahndet. Möglich sind nach deutschem Recht Haftstrafen bis zu zehn Jahren. Zudem besteht bei jedem „Treffer“ eine Meldepflicht an die zuständige Behörde.

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Wer muss geprüft werden?

Generell gilt: Alle, mit denen Unternehmen eine Beziehung im Rahmen des Unternehmenszwecks eingehen, müssen überprüft werden. Dazu gehören die folgenden Geschäftsbeziehungen:

• Kunden
• Vertragspartner
• Mitarbeiter
• Lieferketten
• Händler
• Lieferanten
• Spediteure

Wie funktioniert die Sanktionslistenprüfung

Die Sanktionslistenprüfung ist nicht nur bei Kontakt mit Neukunden erforderlich, sondern beispielsweise auch vor Versand einer Ware, vor Finanztransaktionen oder bei der Einstellung neuer Arbeitnehmer. Dabei gibt es verschiedene Varianten: Die Sanktionsliste „FiSaLis“ z.B. ist auf der Internetseite des „Justizportal des Bundes und der Länder“ für manuelle Einzelfallprüfungen öffentlich zugänglich. Dort lassen sich online Personen, Gruppen oder Organisationen finden, für die aufgrund einer EU-Verordnung ein umfassendes Verfügungsverbot besteht. Empfehlenswert ist in der Regel jedoch, eine Software zur Sanktionslistenprüfung (KYC Complyer) zu verwenden.

Online Sanktionslistenprüfung: Vor- und Nachteile des Justizportals

Ein Vorteil der Sanktionslistenprüfung über das Justizportal ist, dass sie für Unternehmen „kostenlos“ ist. Jedoch bringt die manuelle Prüfung auch diverse Nachteile mit sich, welche man durch den Einsatz einer Software umgehen kann. So werden auf dem Justizportal zwar alle EU-Verordnungen geprüft, sofern ein umfassendes Verfügungsverbot besteht. Sanktionen, die nur Teilverbote (z.B. Lieferverbote für bestimmte Güter) vorsehen, sind hingegen nicht enthalten. Eine Software hingegen kann sämtliche Sanktionslisten prüfen.

HINWEIS

In unseren KYC-Lösungen kommen die HADDEX Sanktionslisten unseres Schwesterunternehmens Reguvis Fachmedien GmbH zum Einsatz, die in Kooperation mit dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle herausgegeben werden.

Insbesondere können hierbei auch weitere Sanktionslisten außer den reinen EU-Verordnungen einbezogen werden. Zudem lassen sich bei der Online-Sanktionslistenprüfung lediglich Einzeladressen eingeben, was bei einer umfangreichen Prüfung zu einem hohen Gesamtaufwand führt.

Eine Software ermöglicht eine automatische Prüfung, sowohl von Einzeladressen als auch von einem kompletten Adressbestand.

Ein weiterer Nachteil der Sanktionslistenprüfung durch das Justizportal ist, dass dort kein Protokoll geführt wird, wohingegen eine Software ein Prüfprotokoll als Nachweis liefert, so wie es von den Behörden verlangt wird. Problematisch bei der Prüfung mit „FiSaLis“ ist weiterhin, dass die Daten nicht tagesaktuell sind.

Was müssen Unternehmen bei der Sanktionslistenprüfung beachten?

Bei der Sanktionslistenprüfung ist es wichtig, dass eine klare Struktur im Unternehmen herrscht, damit eine valide Durchführung gewährleistet wird. Jedes Unternehmen braucht eine Person, die für die Sanktionslistenprüfung übergreifend zuständig ist und als Ansprechpartner fungiert. Zudem müssen Unternehmen über eine gute Koordination zwischen den verschiedenen Schnittstellen, die davon betroffen sind, verfügen.

Im Vorfeld muss für das komplette Unternehmen festgelegt werden, wie ein Protokoll der Sanktionslistenprüfung aussehen und wie umfangreich die Prüfung sein soll. Auch der Rhythmus, in dem geprüft wird, ist zu bestimmen. Um eine valide Prüfung zu gewährleisten, lohnen sich Schulungen und Weiterbildungen, damit die Sanktionslistenprüfung fehlerfrei und fristgerecht stattfinden kann.

Wie häufig muss man gegen Sanktionslisten prüfen?

Wie oft man gegen Sanktionslisten prüfen sollte, ist rechtlich nicht fest definiert. § 18 Abs. 11 Außenwirtschaftsgesetz (AWG) regelt jedoch, dass nur straffrei bleibt, wer binnen zwei Tagen nach einer entsprechenden Veröffentlichung handelt. Es gilt die Vorgabe, dass Unternehmen zur Sanktionslistenprüfung einen wirtschaftlich sowie technisch vertretbaren Aufwand betreiben müssen!

Ein Treffer bei der Sanktionslistenprüfung – das ist zu beachten

Wichtig ist, die Arbeitnehmer im Vorfeld darüber aufzuklären, wie sie sich bei einem Treffer verhalten und an wen sie sich wenden müssen. So wird sichergestellt, dass der Zuständige schnell über eine auffällige Geschäftsbeziehung informiert und langwierige Prozesse verhindert werden.

Generell müssen Unternehmen bei einem Treffer jegliche Geschäftsbeziehungen mit sofortiger Wirkung unterbinden und den Zugang zu Vermögenswerten verhindern. Ebenso muss eine Meldung an die zuständige Behörde erfolgen. Im Falle einer Lieferung von wirtschaftlichen Ressourcen ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) der richtige Ansprechpartner. Handelt es sich um Finanztransaktionen, ist der Treffer der Deutschen Bundesbank zu melden.

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